بناء فريقك: من الإدارة إلى العقارات المعروضة

الفصل: بناء❓ فريقك: من الإدارة إلى العقارات المعروضة

مقدمة

يعد بناء فريق فعال❓❓ أمرًا ضروريًا لتحقيق النجاح في مجال العقارات. يتجاوز هذا الفصل مجرد توظيف الموظفين؛ بل يركز على إنشاء هيكل تنظيمي متكامل، وتحديد الأدوار بوضوح، وتطبيق استراتيجيات إدارية فعالة لضمان تحقيق أهداف العمل. يعتمد هذا الفصل على مبادئ علم الإدارة، وعلم النفس التنظيمي، والاقتصاد السلوكي.

1. الأسس العلمية لبناء الفريق

• نظرية القيادة الظرفية (Situational Leadership Theory): هذه النظرية، التي طورها “كينيث بلانشارد” و”بول هيرسي”، تؤكد أن أسلوب القيادة الأكثر فعالية يعتمد على مستوى نضج المرؤوسين (R1-R4) في مهمة معينة. يتم تحديد النضج بناءً على الكفاءة والالتزام.

  • الصيغة: Leadership Style = f(Employee Competence, Employee Commitment)

  • التطبيق العملي: يجب على مدير فريق العقارات تقييم مستوى مهارات كل فرد في الفريق (مثل: إعداد تقارير السوق، التفاوض مع العملاء) وتكييف أسلوبه الإداري وفقًا لذلك.

  • نموذج “تكمان” لمراحل تطور الفريق (Tuckman’s Stages of Group Development): يصف هذا النموذج المراحل التي يمر بها الفريق، وهي: التشكيل (Forming)، العصف (Storming)، المعايرة (Norming)، الأداء (Performing)، والإرجاء (Adjourning). فهم هذه المراحل يساعد المدير على توقع التحديات المحتملة واتخاذ الإجراءات المناسبة.
  • نظرية “ماسلو” للاحتياجات (Maslow’s Hierarchy of Needs): يجب على المدير تلبية احتياجات أعضاء الفريق (فسيولوجية، أمان، اجتماعية، تقدير، تحقيق الذات) لتعزيز دوافعهم وأدائهم.

2. الهيكل التنظيمي لفريق عقاري ناجح

يوضح الشكل البياني التالي هيكلًا تنظيميًا مقترحًا لفريق عقاري ناجح، مع تحديد الأدوار والمسؤوليات الرئيسية:

(تتضمن إضافة جدول يوضح الشكل التنظيمي المقترح)

3. مسار التوظيف: من المساعد الإداري إلى أخصائي المشتري

• الأولوية للمهام الإدارية: القاعدة الأساسية هي البدء بتوظيف مساعد إداري ماهر. هذا يسمح للوكيل بالتركيز على الأنشطة المدرة للدخل مثل توليد العملاء المحتملين، والمواعيد مع المشترين، ومواعيد إدراج العقارات.
• توسع تدريجي: قد يكون التوظيف الأول والثاني وحتى الثالث عبارة عن مساعدة إدارية ماهرة. الهدف هو الوصول إلى نقطة يتم فيها التركيز بالكامل على توليد العملاء المحتملين، وقوائم العقارات، والبيع، بينما يتعامل الفريق الإداري مع كل شيء آخر.
• توظيف أخصائي المشتري: فقط بعد الوصول إلى هذه النقطة، عندما يكون لديك المزيد من العمل الموجه نحو المبيعات أكثر مما يمكنك التعامل معه بمفردك، قم بإضافة موظفين للمبيعات، وتحديدًا أخصائي مشتري للتعامل مع العديد من المهام والعمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً للعمل مع المشترين.

4. استراتيجيات الإدارة الفعالة

• تحديد الأهداف SMART: يجب أن تكون الأهداف محددة (Specific)، قابلة للقياس (Measurable)، قابلة للتحقيق (Achievable)، ذات صلة (Relevant)، ومحددة زمنيًا (Time-bound).
  • مثال: زيادة عدد قوائم العقارات بنسبة 15% خلال الربع القادم.
• تقييم الأداء المنتظم: يجب إجراء تقييمات دورية لأداء أعضاء الفريق لتقديم ملاحظات بناءة وتحديد مجالات التحسين.

• الحوافز والمكافآت: يجب ربط المكافآت بالأداء لتحفيز أعضاء الفريق على تحقيق الأهداف.

  • الصيغة: Motivation = Expectancy x Instrumentality x Valence (نظرية التوقع).

  • الشرح:

    • Expectancy (التوقع): اعتقاد الفرد بأنه قادر على إنجاز المهمة.
    • Instrumentality (الأداتية): اعتقاد الفرد بأن الأداء الجيد سيؤدي إلى مكافأة.
    • Valence (القيمة): قيمة المكافأة بالنسبة للفرد.
  • التدريب والتطوير: يجب توفير فرص تدريبية مستمرة لأعضاء الفريق لتطوير مهاراتهم وتعزيز معرفتهم.

5. وصف المهام الأساسية

يجب توثيق❓ وصف المهام الأساسية لكل منصب في الفريق. يجب أن يتضمن الوصف:

• المسؤوليات الرئيسية
• مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
• المعايير المتوقعة

6. مصادر التوظيف

يجب على وكلاء العقارات البحث باستمرار عن المواهب. المصادر الرئيسية تشمل:

1. الإعلانات
2. الموارد المتحالفة
3. مواقع الويب الخاصة بالوظائف
4. وكالات التوظيف المؤقتة
5. وكالات التوظيف الدائمة
6. وكلاء آخرون في السوق
7. مدارس العقارات

7. خيارات التعويض

عند محاولة وضع نموذج تعويض يناسب موظفيك وسوقك، ستحتاج إلى التفكير في جميع خياراتك. تتناول خيارات التعويض الرئيسية التسعة جميع الطرق التي من المحتمل أن تعوض بها موظفيك. على الأرجح، ستستخدم مجموعة من خيارين أو أكثر. دعنا نلقي نظرة سريعة على أساسيات كل خيار قبل الوصول إلى فلسفات التعويض الموصى بها لدينا.

1. الراتب: سيكون الراتب هو المصدر الرئيسي للتعويضات لموظفي مكتبك المتوسط وموظفي المكتب الخلفي. نوصي دائمًا بأن نكون منافسين داخل سوقك المحلي. يجب ملء معظم وظائف الموظفين لديك بما يتراوح بين 25000 دولار و 50000 دولار، اعتمادًا على المسؤوليات والمؤهلات. ستتطلب المناصب الإدارية المزيد (بين 36000 دولار و 100000 دولار)، ولكن يمكنك أيضًا أن تكون مبدعًا واستخدام المكافآت أو مشاركة الأرباح❓❓ للحفاظ على تنافسية رواتبك مع تقليل المخاطر الخاصة بك. وغني عن القول أنك بحاجة للتأكد من أن محاسبك يحجب ضرائب الدخل والضمان الاجتماعي لجميع الموظفين بأجر.

2. العمولات: ربما تكون العمولة هي الطريقة التقليدية الأولى لتعويض موظفي المبيعات؛ ومع ذلك، فقد نجحت بعض الشركات في تجربة مزيج من الرواتب إما مع المكافآت القائمة على الأداء أو مشاركة الأرباح. بشكل عام، يجب أن تكون تقسيمات عمولات وكلاء المشتري 50/50. إذا كنت بحاجة إلى تعديلها، فتشمل خياراتك هنا:

   • تقسيمات عمولات مختلفة للمكالمات التي تم إنشاؤها بواسطة الشركة مقابل المكالمات التي تم إنشاؤها بشكل فردي
   • تعديل تقسيمات العمولات بناءً على ما تكسبه الشركة
   • تحسين تقسيم العمولات بناءً على تلبية أهداف معينة

   مهما كانت الطريقة التي تختارها، ادرسها بعناية وتحرك بحذر. يمكن أن تتغير ظروف السوق، ويمكن أن تتجاوز المهارات التوقعات، ولا تريد أبدًا أن تكتشف أن هيكل العمولات الخاص بك كان سخيًا لدرجة أنه أعاق النمو المالي لعملك. أخيرًا، تذكر أنه مع معظم خطط التعويض القائمة على العمولة، من المحتمل أن يُعتبر موظفوك يعملون لحسابهم الخاص ولا يلزم حجب الضرائب أو الضمان الاجتماعي.
   3. دفع النفقات: إليك قاعدتنا الأساسية بشأن دفع النفقات: عند تقاضي راتب، ادفع جميع النفقات المتعلقة بالعمل. عند تقاضي عمولة، ادفع بعض النفقات الأساسية على الأكثر، على الرغم من أنك قد ترغب في تقديم استثناءات لموظفين منتجين للغاية. أيضًا، يجب الموافقة على النفقات مسبقًا حتى يكون لدى موظفيك فهم واضح لللميزانية، وما هي النفقات المقبولة، وما هي غير مقبولة.
   4. المكافآت: يمكن دفع المكافآت شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. نحن نفضل الأخير. في شهر مارس، ليس لديك رفاهية معرفة ما إذا كان عامك سيكون مربحًا أم لا. في حين أنه قد يبدو ناجحًا بشكل كبير، إلا أن تحول السوق قد يكون قاب قوسين أو أدنى. انظر إليها بهذه الطريقة، عندما تدفع مكافآت سنويًا، يكون لديك دائمًا فهم قوي لعائد استثمارك في العمل قبل دفع أي مكافآت. يمكنك استناد المكافآت إلى معايير مثل تلبية الموظفين لأهدافهم السنوية، أو مساعدة الشركة في تحقيق أهدافها الإنتاجية أو المالية، أو المساهمة في زيادة صافي أرباح الشركة عن العام السابق. مهما كانت الحالة، يجب أن تستند المكافآت أيضًا بشكل ثابت إلى هدف قابل للقياس الكمي، ويفضل أن يكون “واحدًا يمكن للموظفين” التأثير فيه بشكل مباشر. يجب أن تكون المكافآت أيضًا مبلغًا محددًا مسبقًا وذا مغزى (500 دولار، 1000 دولار، 1200 دولار، وما إلى ذلك) أو نسبة مئوية من راتب الموظفين.
   5. مشاركة الأرباح: تعد مشاركة الأرباح طريقة رائعة للتعويض التكميلي. يمكن أن تحدث أشياء سحرية عندما يكون موظفوك مركزين مثلك تمامًا على صافي الأرباح. إنهم يميلون إلى الاستغناء عن النفقات غير الضرورية ومراقبة أنفسهم بشأن الإنفاق. ومع ذلك، فإن ما تتطلبه مشاركة الأرباح تمامًا هو الكتب المفتوحة. ستحتاج إلى الكشف عن الكتب بالكامل على أساس منتظم. إذا كان هذا يجعلك غير مرتاح، فيجب عليك التفكير في خيارات أخرى. في حين أن مشاركة الأرباح يمكن أن تحدث على أساس شهري أو ربع سنوي، إلا أننا نوصي بشدة بخطة سنوية. من الناحية المثالية، يجب أن تستند إلى نسبة مئوية من صافي أرباحك قبل أو بعد الضريبة. يجب أن يكون الموظفون أيضًا مع الشركة لمدة ستة أشهر أو أكثر قبل السماح لهم بالمشاركة في البرنامج. من الصعب تبرير مشاركة الأرباح السنوية مع موظف كان معك لبضعة أشهر فقط. يستغرق الأمر ستة أشهر على الأقل لتقديم مساهمة كبيرة، خاصة عندما تكون جديدًا في العمل.

8. ملخص

يعتمد بناء فريق عقاري ناجح على تطبيق مبادئ علمية وإدارية دقيقة. من خلال فهم هذه المبادئ وتطبيقها بفعالية، يمكن لوكلاء العقارات إنشاء فرق عالية الأداء تحقق أهداف العمل وتساهم في النجاح المستدام.