تطوير قاعدة البيانات: جهات الاتصال وبرامج الإدارة

الفصل: تطوير قاعدة البيانات: جهات الاتصال وبرامج الإدارة

مقدمة

يعد بناء قاعدة بيانات قوية وفعالة للعملاء حجر الزاوية لتحقيق النجاح في أي مجال عمل. هذا الفصل، “تطوير قاعدة البيانات: جهات الاتصال وبرامج الإدارة”، يهدف إلى تزويدك بالمعرفة والأدوات اللازمة لإنشاء قاعدة بيانات عملاء فعالة وإدارتها بكفاءة، مما يساهم في زيادة فرص توليد العملاء المحتملين وتحقيق أهدافك. سنتناول في هذا الفصل الجوانب العلمية والعملية لتطوير قاعدة البيانات، مع التركيز على جمع المعلومات الضرورية، تصنيفها، استخدام برامج إدارة جهات الاتصال، وتحديث البيانات بشكل مستمر.

1. بناء قاعدة البيانات: جهات الاتصال

تعتبر قاعدة البيانات بمثابة الأداة الأساسية لتنظيم وإدارة معلومات العملاء المحتملين والحاليين. الهدف هو جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات ذات الصلة، مع التأكد من دقتها وتحديثها.

1.1. المعلومات الأساسية لجهات الاتصال

يجب أن تتضمن قاعدة البيانات مجموعة من المعلومات الأساسية لكل جهة اتصال، مما يتيح لك التواصل الفعال وتلبية احتياجاتهم. هذه المعلومات تشمل:

1. الاسم: الاسم الكامل للشخص (الاسم الأول، الاسم الأخير).
2. رقم الهاتف: أرقام الهواتف المختلفة (المنزل، الجوال، العمل، الفاكس).
3. عنوان البريد الإلكتروني: عنوان بريد إلكتروني صحيح وفعال.
4. العنوان: عنوان الإقامة أو العمل.
5. ملاحظات حول المراسلات السابقة: تسجيل تفصيلي للمحادثات السابقة والاجتماعات والاتفاقيات.
6. المصدر: تحديد مصدر الحصول على معلومات جهة الاتصال (إحالة، معرض، موقع ويب، إلخ). يساعد في تحليل فعالية قنوات التسويق المختلفة.
7. مجموعة قاعدة البيانات: تصنيف جهات الاتصال إلى مجموعات بناءً على خصائص مشتركة (عملاء محتملون، عملاء حاليون، شركاء، موردين، إلخ).
8. نشط: تحديد ما إذا كانت جهة الاتصال تبحث بنشاط عن خدماتك أو منتجاتك، أو أنها مجرد جهة اتصال محتملة.
9. مستوى الحالة: تحديد مستوى أهمية جهة الاتصال (A: عميل رئيسي، B: عميل محتمل، C: جهة اتصال عامة). يمكن استخدام نظام تصنيف يعتمد على القيمة المتوقعة (Expected Value - EV) لجهة الاتصال:
   • EV = P(تحويل) * القيمة المقدرة للصفقة
     • حيث P(تحويل) هي احتمالية تحويل جهة الاتصال إلى عميل، والقيمة المقدرة للصفقة هي القيمة المالية المتوقعة من التعامل مع هذا العميل.
10. نوع جهة الاتصال: تصنيف جهة الاتصال بناءً على دورها أو اهتماماتها (بائع مباشر، منتهي الصلاحية، إلخ).

1.2. معلومات إضافية “الدوائر المقربة”

بالنسبة لجهات الاتصال في دائرتك المقربة، من المهم جمع معلومات إضافية لتعزيز العلاقة وبناء الثقة:

1. تاريخ الميلاد: لاستخدامه في إرسال تهنئة شخصية.
2. تواريخ ميلاد الزوجة/الأطفال: لإظهار الاهتمام بالعائلة.
3. أسماء الأطفال: للمحادثات الشخصية.
4. تاريخ الذكرى السنوية: للتعبير عن التقدير.
5. الهوايات: لفهم الاهتمامات المشتركة.
6. المسمى الوظيفي: لفهم دورهم في الشركة.
7. الشركة: لمعرفة مكان عملهم.

يجب تدوين هذه التواريخ الهامة في التقويم وتعيين تذكيرات للاتصال بجهات الاتصال في هذه المناسبات.

1.3. تحديث قاعدة البيانات

يجب تحديث قاعدة البيانات باستمرار لضمان دقة المعلومات. عند إتمام معاملة أو إنهاء خطة، تأكد من:

1. تحديث معلومات الاتصال.
2. وضع جهة الاتصال في الفئة والمجموعة الصحيحة في قاعدة البيانات.
3. تطبيق خطة قاعدة البيانات الصحيحة.
4. تحديث الملاحظات.

تعتبر الملاحظات التفصيلية حول أي مراسلات مع جهة الاتصال ضرورية. يجب على جميع أعضاء الفريق تسجيل التواريخ وأهم النقاط في أي مراسلات.

1.4. الحقول القابلة للتخصيص

تسمح لك أفضل برامج إدارة جهات الاتصال بإنشاء حقول مخصصة لتخزين معلومات محددة. هذه الحقول تمكنك من إجراء عمليات بحث سريعة في قاعدة البيانات❓ للعثور على جهات اتصال ذات طبيعة معينة❓❓ وإرسال رسائل تسويقية محددة. أمثلة على الحقول المخصصة:

1. اسم متخصص المشتري/البائع في الفريق الذي يعمل مع جهة الاتصال.
2. سنة الإغلاق.
3. وكيل التعاون.
4. الوكيل المحيل.
5. المستثمر.
6. المشتري المتبنى (مشتري غير تابع للفريق قام بشراء قائمة الفريق).
7. سعر البيع.
8. وصف المنزل.
9. أسعار الفائدة.
10. نوع القرض.

2. برامج إدارة جهات الاتصال (CMS)

تعتمد عملية توليد العملاء المحتملين على حجم وفعالية قاعدة البيانات الخاصة بك. كلما زاد عدد جهات الاتصال التي تضيفها إلى قاعدة البيانات الخاصة بك، وكلما زادت كفاءة إدارة جهات الاتصال هذه، زاد عدد العملاء المحتملين الذين سيولدهم التسويق والتنقيب الخاص بك.

2.1. استخدام برامج إدارة جهات الاتصال

إدارة عدد كبير من جهات الاتصال اللازمة لتوليد العملاء المحتملين على مستوى عالٍ ليس عمليًا ولا فعالًا من حيث التكلفة إلا إذا كنت تستخدم برنامج إدارة جهات الاتصال (CMS).

يوفر CMS (مثل Top Producer، Online Agent، Act، وما إلى ذلك) الفوائد التالية:

1. وصول سريع إلى جهات الاتصال للتسويق الإلكتروني.
2. تسهيل المراسلات المباشرة: يمكنك طباعة الملصقات أو تصدير ملف قاعدة البيانات الخاص بك إلى خدمة بريد مباشر من سطح المكتب الخاص بك.
3. موقع مركزي لتخزين جميع المعلومات حول جهات الاتصال الخاصة بك.
4. تسهيل التعاون بين أعضاء الفريق: يتطلب فريق كبير أن يتمكن العديد من الأشخاص من الوصول إلى قاعدة البيانات في نفس الوقت.
5. إنشاء خطط عمل مبرمجة مسبقًا لأعضاء الفريق.
6. مزامنة مع الأجهزة المحمولة والوصول عبر الويب.

2.2. اختيار برنامج إدارة جهات الاتصال المناسب

عندما يتعلق الأمر بقواعد بيانات جهات الاتصال، فإن حجم وتكرار الاستخدام يميزان كبار الوكلاء. يكشف استطلاع لعدد من كبار الموظفين في كيلر ويليامز عن متوسط حجم قاعدة بيانات يبلغ 3600❓❓ جهة اتصال، ويستخدم هؤلاء الوكلاء قواعد بيانات جهات الاتصال الخاصة بهم يوميًا.

بالإضافة إلى تحديث جهات الاتصال الحالية باستمرار، يضيف هؤلاء الوكلاء الكبار متوسط 17 جهة اتصال جديدة أسبوعيًا ويزيلون متوسط 7 جهات اتصال أسبوعيًا. نظرًا للأحجام الكبيرة لقواعد البيانات الخاصة بهم، يقوم هؤلاء الوكلاء بتجميع جهات الاتصال الخاصة بهم حسب الصلة بأعمالهم، حتى يتمكنوا من إرسال مواد تسويقية تستهدف كل مجموعة.

إدارة قاعدة بيانات بهذا الحجم دون استخدام برنامج إدارة جهات الاتصال سيكون غير فعال للغاية، على أقل تقدير. برنامج إدارة جهات الاتصال هو أكثر من مجرد دفتر عناوين ممجد. فكر فيه كأداة إنتاج. كل جهة اتصال لديك هي عملية بيع محتملة، وباستخدام برنامج إدارة جهات الاتصال بشكل صحيح، سيساعدك على الاستفادة من هذا الاحتمال بأقل جهد. إنها آلة نقود!

2.3. الميزات الأساسية لبرامج إدارة جهات الاتصال

يجب أن يتضمن أي برنامج إدارة جهات الاتصال تشتريه الميزات التالية:

1. إدارة معلومات الاتصال: يجب أن يوفر البرنامج حقولًا لمعلومات الاتصال التفصيلية، بما في ذلك أعياد الميلاد والمهن والهوايات وأسماء الأطفال. ابحث عن حقول اتصال يمكنك تخصيصها. يجب أن تكون قادرًا أيضًا على الاحتفاظ بسجلات مفصلة للمراسلات مع كل جهة اتصال.
2. استيراد وتصدير دفتر العناوين: إذا كنت تنتقل من مدير جهات اتصال إلى آخر، فيمكنك تجنب إعادة إدخال جميع جهات الاتصال الحالية يدويًا عن طريق استيرادها في ملف واحد. وبالمثل، تأكد من أنه يمكنك تصدير جهات الاتصال الخاصة بك من مدير جهات الاتصال الجديد بسهولة لإجراء نسخ احتياطية وقطع بريد مباشر قد تستعين بمصادر خارجية.
3. إدارة المعاملات: يمكنك تعيين مهام لمساعديك وتخزين العقود وتتبع قوائمك وعمليات الإغلاق والمعاملات الأخرى. يمكن أن يقلل دمج هذه الوظائف في نظام إدارة جهات الاتصال من إدخال البيانات المزدوج والثلاثي.
4. التقويم وجدولة المواعيد: سجل الأحداث القادمة والمتكررة في تقويم، وحدد مواعيد مع أعضاء الفريق الآخرين، وذكر نفسك بهذه الأحداث والمواعيد.
5. تكامل وأتمتة البريد الإلكتروني: ادمج جهات الاتصال الخاصة بك في رسائل بريد إلكتروني جماعية للتسويق والتوظيف، إما قطعة واحدة في كل مرة أو في حملة بريد إلكتروني مبرمجة مسبقًا.

2.4. الميزات الإضافية

بالإضافة إلى الأساسيات، ستقدم أفضل البرامج بعض الإصدارات من الميزات التالية:

1. التقارير: يمكنك استخدام التقارير لتحليل مجالات مختلفة من عملك، مثل فعالية حملاتك التسويقية أو الموسمية في قوائمك.
2. المواد التسويقية: قد تتمكن من دمج جهات الاتصال الخاصة بك في مواد تسويقية.

3. الخلاصة

يعد بناء قاعدة بيانات قوية وإدارتها بفعالية أمرًا ضروريًا لنجاح عملك. من خلال جمع المعلومات الضرورية، وتصنيف جهات الاتصال، واستخدام برامج إدارة جهات الاتصال المناسبة، وتحديث البيانات باستمرار، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من قاعدة البيانات الخاصة بك وتوليد المزيد من العملاء المحتملين وتحقيق أهدافك. تذكر أن قاعدة البيانات ليست مجرد قائمة بأسماء وأرقام، بل هي أداة استراتيجية يمكن أن تساعدك على بناء علاقات قوية مع العملاء وتحقيق النمو المستدام.